Det är inte ovanligt att många företag anordnar event då och då. Dessa event kan vara till att visa kunderna att de är uppskattade, både existerande och potentiella kunder. Men för att allting ska gå som du vill finns det några saker du måste känna till. Det första är att ett bra event kommer kräva en del planering. Att slänga ihop ett event på ett par timmar är något du inte kommer lyckas med. Det är bättre att börja planera långt i förväg istället för att behöva stressa för att bli färdig i tid.
Här kommer några tips på hur du förbereder ett företagsevent på bästa sätt.
En strategisk plan
Om du har en idé och grunderna är klara bör du fortsätta med att ta fram en strategisk plan som hjälper dig genomföra hela eventet. Ett tips på vad du kan göra är att bjuda dina gäster på en upplevelse ända fram tills eventet sker. Ett exempel är att använda en extern kommunikationshjälp vilket du kan göra via olika plattformar. Det hjälper dig att leverera en personlig kommunikation till alla kunder. Kort sagt är det ett sätt att inspirera dem fram till det riktiga eventet.
Den strategiska planen handlar kort förklarat om att du ska sätta upp vissa riktlinjer som hjälper dig nå det uppsatta målet eller den framtagna visionen. Detta är ett sätt de flesta organisationer och företag jobbar utifrån. Planen ska vara ett sätt som visar hur kundeventet ska genomföras på ett lyckat sätt, alltså få den effekt som du/företaget förväntar er.
Formalitet och ton
En viktig del som gäller är att du förhåller dig korrekt, i alla fall rent språkmässigt, mot målgruppen – vilket i det här fallet är de gäster som förväntas komma på ditt event. Du bör alltid anpassa din ton utifrån eventets upplägg och kundtyperna för att “träffa rätt”. Jobba alltid effektivt med din kundkommunikation och det kommer hjälpa dig att förbättra förutsättningarna för att få ett event som lyckas.
Om du skulle använda en ton som är för formell när dina gäster främst består av yngre personer kommer det många gånger inte bli lyckat. Du bör alltid anpassa tonen efter dina gäster. Det mer formella språket passar oftast bättre ifall ditt event riktar sig till äldre målgrupper. Ett exempel på detta är bilföretag som ska bjuda in sina kunder som de tror kan vara intresserade av att uppgradera sin bil till en nyare modell.
När du valt vilket språk du ska använda, eller snarare vilken ton, är det viktigt att du håller dig till samma under hela eventet. Från första kommunikation tills allting är klart. Tänk dock även på att variera budskapet en del så kunderna inte hör samma ord hela tiden. Det kan bli lite trist. Detta är något de olika kommunikationsplattformarna kan hjälpa dig med ifall du känner dig osäker på hur du ska gå till väga.