Att anordna event utomhus kräver mer och annorlunda planering än att jobba inomhus. Det gäller oavsett om det är ett företagsevent, en aktivitet eller till exempel en konsert. Om du jobbar smart och fokuserat är det dock något som kan bli mycket lyckat och uppskattat av de du bjuder in.
Utse en projektledare
För att ett event ska kunna bli lyckat krävs att det finns någon som leder det. I ett fall där eventet är komplicerat i fråga om logistik och andra förutsättningar blir det extra viktigt. Se till att utse en eventkoordinator som kan sköta allt det praktiska. Ha ett startmöte där projektledaren ansvarar för att ta fram olika aktivitetspunkter och bestäm vem som är ansvarig för dem. Någon kanske får ansvar för att kontakta Nordeye Sverige och beställa ljusriggar och någon annan för att fixa catering.
Anpassa er efter miljö och tidpunkt
En av de saker som blir mycket svårare att planera vid ett utomhusevent är ljud och ljus. Det beror på att det styrs väldigt mycket av var och när ni håller erat event. Om ni till exempel har det kvällstid är det vettigt att köpa in starka ljuspaneler från Nordeye Sverige för att besökarna ska kunna se bra. Nordeye Sverige har också ett gediget utbud av arbetsbelysning i den händelse ni behöver jobba sent med att rigga upp all utrustning, scener med mera. Ljudet blir alltid sämre i en miljö där det inte finns väggar. Extra mycket så om ni är i närheten av en väg eller något annat som genererar bakgrundsbrus. Se till att ta in en ljudkonsult som kan hjälpa er planera för det om ni inte har den kompetensen inhouse.
Förbered er för det oväntade
Ett av de största hoten mot ett utomhusevent är vädret. Även om det finns väderleksprognoser som kan ge en fingervisning om hur det kommer se ut ett par veckor framåt är dessa sällan säkra. Att ha ett lager av regnponchos att dela ut är en bra början. Glöm dock inte bort att även underlaget påverkas av vädret. Regn kan göra att en åker blir lerig, kyla att det bildas is. Se till att förbereda för detta och också att tydligt informera era besökare om vad som kan komma att gälla på platsen. På så sätt får de möjlighet att bättre förbereda sig och sin personliga utrustning.
Planera logistiken
Ett utomhusevent äger ofta rum på ställen dit det inte är lätt att ta sig med kollektivtrafik. Se till att i inbjudan berätta hur man tar sig till det ställe ni ska vara på. Samt att informera om hur parkeringsmöjligheterna ser ut för den som reser med egen bil. Om ni arrangerar någon form av transporter, lägg till ett fält i OSA-dokumentet där de som är intresserade att delta kan fylla i om de behöver ta del av detta.
Tänk också på att eventuell mat och dryck blir svårare att hantera utomhus. Se till att det finns någon form av bord och sittplatser. Se också till att det finns möjlighet till kylhållning så att mat och dryck hålls fräsch och god.